Ochrana osobních údajů pro oznamovatele

Informace o ochraně údajů ve whisteblowing systému skupiny FIXIT GRUPPE

Za zpracování osobních údajů odpovídá:

HASIT Šumavské vápenice a omítkárny, s.r.o.
Velké Hydčice
341 01 Horažďovice
Česká republika
Telefon: +420 376 531 111

Osobní údaje

V zásadě lze whisteblowing systém používat bez uvedení osobních údajů. Osobní údaje však můžete v rámci whistleblowing procesu oznámit dobrovolně, zejména údaje o Vaší totožnosti, jménu a příjmení, zemi bydliště, telefonním čísle nebo e-mailové adrese.

Oznámení, které poskytnete, může navíc obsahovat osobní údaje třetích osob, na které se ve svém oznámení odvoláváte. Dotčené osoby mají možnost se k oznámení vyjádřit. V takovém případě budeme dotčené osoby o oznámení informovat. I v tomto případě je Vaše důvěrnost chráněna, protože dotyčné osobě nejsou poskytovány žádné údaje o Vaší totožnosti – pokud je to z právního hlediska možné - a Vaše oznámení bude použito tak, aby nebyla ohrožena Vaše anonymita.

Whistleblowing systém

Vám umožní kontaktovat nás a oznámit informace ohledně porušení compliance a práva. Vaše osobní údaje zpracováváme za účelem prozkoumání oznámení, které jste učinili prostřednictvím whisteblowing systému a prošetření možných porušení compliance a práv. Může se přitom stát, že na Vás budeme mít otázky. K tomu využíváme výlučně komunikaci prostřednictvím whistle

Účel a právní základ zpracování

Whistleblowing systém Vám umožní kontaktovat nás a oznámit informace ohledně porušení compliance a práva. Vaše osobní údaje zpracováváme za účelem prozkoumání oznámení, které jste učinili prostřednictvím whisteblowing systému a prošetření možných porušení compliance a práv. Může se přitom stát, že na Vás budeme mít otázky. K tomu využíváme výlučně komunikaci prostřednictvím whistleblowing systému. Důvěrnost Vámi poskytnutých údajů je přitom pro nás nejvyšší prioritou.

Odpovídající zpracování Vašich osobních údajů je založeno na Vašem souhlasu uděleném při oznámení prostřednictvím whistleblowing systému (čl. 6 odst. 1 písm. a evropského nařízení o ochraně osobních údajů, zkráceně GDPR).

Vaše osobní údaje zpracováváme také v rozsahu, který je nezbytný pro plnění právních povinností. To zahrnuje zejména hlášení skutečností týkajících se trestního, soutěžního a pracovního práva (čl. 6 odst. 1 písm. c GDPR).

Nakonec následuje zpracování Vašich osobních údajů, pokud je to nezbytné pro ochranu oprávněných zájmů podniku nebo třetí strany (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR). Máme oprávněný zájem zpracovávat osobní údaje za účelem předcházení a odhalování porušování v rámci podniku, přezkoumání interních procesů ohledně jejich zákonnosti a zachování integrity podniku.

Pokud nám oznámíte zvláštní kategorie osobních údajů, budeme je zpracovávat na základě Vašeho souhlasu (čl. 9 odst. 2 písm. a GDPR).

Nemáme v úmyslu použít Vaše osobní údaje k jiným účelům, než jsou výše uvedené. V opačném případě si předem vyžádáme Váš příslušný souhlas.

Postoupení osobních údajů

Skupina FIXIT GRUPPE působí mezinárodně a má podniky v různých zemích v rámci Evropské unie i mimo ni. Nahlížet do uložených dat mohou výlučně osoby v rámci podniku, které jsou k tomu speciálně autorizované. V rozsahu, v jakém je to nezbytné pro naplnění výše uvedeného účelu, mohou být k nahlížení oprávněny i speciálně autorizované osoby z našich dceřiných společností. To platí zejména v případě, kdy se zkoumání Vašeho oznámení provádí v příslušné dotčené zemi. Všechny osoby oprávněné k nahlížení do údajů jsou výslovně zavázány zachovávat mlčenlivost.  

Pro splnění výše uvedeného účelu může být také nutné, abychom Vaše osobní údaje předali externím subjektům, jako jsou advokátní kanceláře, orgány činné v trestním řízení nebo orgány pro hospodářskou soutěž, a to v rámci Evropské unie nebo mimo ni.

Pokud Vaše osobní údaje postoupíme dále v rámci skupiny nebo externě, je zajištěna jednotná úroveň ochrany údajů prostřednictvím interních předpisů o ochraně údajů a/nebo odpovídajících smluvních ujednání. Ve všech případech zůstává odpovědnost za zpracování údajů na podniku.

Doba uložení

Osobní údaje ukládáme pouze po dobu nezbytně nutnou pro zpracování Vašeho oznámení nebo po dobu, po kterou máme oprávněný zájem na uložení Vašich osobních údajů. Uložení může být navíc provedeno tehdy, když to bylo stanoveno evropskými nebo vnitrostátními zákonodárci za účelem splnění zákonných povinností, jako jsou např. povinnosti úschovy. Následně budou veškeré osobní údaje vymazány, zablokovány nebo anonymizovány.

Vaše práva

Pokud jste uvedli osobní údaje, máte právo na informace, opravu a výmaz osobních údajů. Můžete také omezit zpracování nebo požádat o jeho převedení na jiný odpovědný subjekt.

Dále máte právo kdykoli vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se Vás týkají, z důvodů týkajících se Vaší konkrétní situace.

Máte právo své prohlášení o souhlasu kdykoli odvolat. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování prováděného na základě souhlasu až do jeho odvolání. Souhlas lze odvolat zpravidla pouze do jednoho měsíce od obdržení oznámení, neboť v určitých případech je skupina FIXIT GRUPPE povinna podle čl. 14 odst. 3 písm. GDPR informovat obviněnou osobu do jednoho měsíce o obviněních vznesených proti ní a o provedených vyšetřováních.  K tomu patří také uložení, typ údajů, účel zpracování, totožnost odpovědné osoby a – pokud je to právně nutné - oznamující osoby, aby již nebylo možné ukončit zpracování údajů nebo vymazat identifikační údaje. Lhůta pro odvolání může být rovněž zkrácena při bezprostředně nutném zásahu nějakého orgánu nebo soudu. Jakmile dojde k oznámení vůči orgánu nebo soudu, nachází se identifikační údaje jak u skupiny FIXIT GRUPPE, tak v procesních spisech orgánu nebo soudu.

Tato práva budete uplatňovat prostřednictvím neformálního sdělení odpovědné osobě. Pokud bylo z Vaší strany vůči nám uplatněno právo na opravu, výmaz nebo omezení zpracování, jsme povinni oznámit opravu nebo výmaz dat či omezení zpracování všem příjemcům, kterým jsme osobní údaje, které se Vás týkají, poskytli, vyjma toho, kdy se to prokáže být nemožné nebo to bude spojeno s nepřiměřenými náklady. Na požádání Vás budeme o těchto příjemcích informovat.

Konečně, aniž jsou tím dotčeny jakékoli jiné správní nebo soudní opravné prostředky, máte právo podat stížnost u dozorového úřadu, zejména v členském státě Vašeho místa pobytu, Vašeho pracoviště nebo místa údajného porušení, pokud jste toho názoru, že zpracováním Vašich osobních údajů dochází k porušení GDPR.

Stav informací o ochraně údajů: září 2023